Штатное расписание без лишних затрат: как бережливые технологии меняют подходы в образовании

Бережливые технологии помогут образовательным организациям при формировании штатного расписания. Федеральный институт цифровой трансформации в сфере образования (ФИЦТО) дал рекомендации по использованию бережливых технологий при создании организационно-штатной структуры. Это готовый к тиражированию набор инструментов и методик, позволяющего перейти от хаотичного формирования штата к единым прозрачным правилам.

Также специалисты ФИЦТО провели рабочее совещание для участников внедрения коробочного решения «Стандартизация штатного расписания». Мероприятие состоялось в рамках федерального проекта «Производительность труда» национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика».

Участниками встречи стали руководители и члены рабочих групп из Санкт‑Петербурга, Амурской, Воронежской, Иркутской, Калининградской, Курганской, Пензенской, Саратовской областей, города Байконур, а также Республики Марий Эл, Мордовии, Северной Осетии — Алании и Чеченской Республики.

В центре внимания – кадровое делопроизводство. Эксперты ФИЦТО предложили использовать инструменты бережливого производства для оптимизации штатных расписаний от «исторических» и дублирующих ставок, несоответствий профессиональным стандартам и неэффективного расходования бюджета.

В ходе совещания было отмечено, что отсутствие единых утвержденных методик расчета численности персонала приводит к тому, что схожие учреждения имеют разный штат и фонд оплаты труда.

Среди семи классических видов потерь бережливого производства для данной сферы наиболее часто встречающимися эксперты назвали три:

• перепроизводство (избыточные ставки, не обеспеченные реальной нагрузкой);

• излишние запасы (закрепление ставок за выбывшими учениками или закрытыми группами);

• переделка или брак (ошибки в наименовании должностей, ведущие к потере педагогами права на досрочную пенсию).

«Коробочное решение как раз нацелено на устранение этих избыточных расходов, кадровых рисков, неэффективного использования рабочего времени при формировании штатного расписания. Неправильно названная должность может стоить педагогу не только льгот, но и права на досрочную пенсию. Наша задача – внедрить единые прозрачные правила, где каждая ставка привязана к объективному нормативу: числу детей, классов или особенностям инфраструктуры», – отметил Алексей Комаров, руководитель Отраслевого центра компетенций Минпросвещения России на базе ФИЦТО.

Для успешной реализации проекта командам рекомендовано пройти бесплатные курсы на информационной платформе управленческих и технологических компетенций «Производительность.рф» по инструментам бережливого производства. Дорожная карта коробочного решения включает пять этапов – от открытия проекта и диагностики текущего состояния до планирования целевых показателей и закрытия проекта с оформлением отчетных материалов.

В апреле 2026 года в Санкт‑Петербурге, на окружном совещании по Северо-Западному региону, между руководителем Отраслевого центра компетенций Минпросвещения России на базе ФИЦТО Алексеем Комаровым и директором Второй Санкт‑Петербургской Гимназии Людмилой Мардер было подписано соглашение о сотрудничестве в целях реализации федерального проекта «Производительность труда» в организациях социальной сферы.

«В рамках данного соглашения гимназия проводит работу по реализации проекта по повышению производительности труда «Проект внедрения лучших практик (коробочного решения) «Стандартизация штатного расписания». Сроки реализации проекта с 28 апреля 2026 года по 1 сентября 2026 года. Изменения коснутся около 20 ставок», – прокомментировала Юлия Борошко, заместитель директора по учебно-воспитательной работе Второй Санкт‑Петербургской Гимназии.

Для реализации проекта создана рабочая группа, проведен анализ текущего штатного расписания и его соответствия нормативным документам, выделены проблемные зоны (избыточные и дублирующие ставки, недостающие ставки), разработан план мероприятий по реализации проекта, проводится оптимизация структуры персонала для снижения избыточных административных расходов и обеспечения прозрачности и эффективности управления персоналом.

Напомним, Федеральный институт цифровой трансформации в сфере образования (ФИЦТО) приказом Министерства просвещения Российской Федерации определен организацией по исполнению функций отраслевого центра компетенций в сфере производительности труда для распространения бережливого производства в сфере образования. Данная работа проводится по федеральному проекту «Производительность труда» национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика».